Газета «Новости медицины и фармации» 2 (562) 2016
Вернуться к номеру
Управленческие регламенты медицинского учреждения
Авторы: Литвак А.И. - к.м.н., доцент Одесского регионального института государственного управления НАГУ при Президенте Украины
Разделы: Справочник специалиста
Версия для печати
Статья опубликована на с. 26-27 (Укр.)
Эффективное управление — это такой же ресурс, как основные фонды, деньги или материальные ценности, необходимые для создания любого продукта или услуги. Именно этот ресурс помогает своевременно и эффективно реагировать на постоянно меняющуюся ситуацию вокруг организации и внутри нее. Этот ресурс позволяет контролировать различные направления деятельности организации, оперативно выявлять «узкие места» и концентрировать организационные усилия именно там, где они наиболее необходимы в данный момент. Любая формальная организационная структура может успешно функционировать только при наличии ряда документов, регламентирующих отношения, связи и процедуры управления, из которых формируется организационная деятельность, организационный механизм управления.
Как утверждают различные словари, термин «регламент» французского происхождения. Слово reglement означает «приведение в порядок» и, в свою очередь, происходит от слова regle, означающего «порядок», «правило». Регламент — это совокупность правил, определяющих порядок деятельности государственного органа, предприятия, учреждения, организации, а также порядок проведения заседаний и конференций. Установление и контроль соблюдения таких правил называются регламентацией [6, 8]. Таким образом, регламент — это правила, регулирующие порядок и организацию какой-либо деятельности (http://tolkslovar.ru/p16594.html).
Регламенты управления играют важную роль в обеспечении четкости, стабильности и преемственности управления. Ключевым словом в определении понятия «регламент» можно считать слово «порядок». Порядок вносит стройность и гармонию в организационную структуру и деятельность организации, уменьшает неопределенность во взаимоотношениях структурных подразделений и сотрудников между собой. А снижение неопределенности, в свою очередь, одна из важнейших задач управления. Целью создания и совершенствования регламентов управления является повышение эффективности деятельности организации за счет снижения различных затрат при проведении основной деятельности и повышение трудовой активности и мотивации персонала. Создание регламентов является залогом эффективности управленческой деятельности, механизмом защиты интересов организации и работающего в ней персонала.
Царем Петром I статус регламента был поднят на высочайший уровень — уровень законодательного акта Российского государства. Известны Генеральный и Духовный регламент, регламенты Адмиралтейства и Главного магистрата и другие. Они определяли штаты, структуру, функции и порядок деятельности центральных государственных учреждений, организацию флота и армии, порядок прохождения службы и даже манеры поведения людей в обществе.
Первые научные исследования в области регламентации управления относятся к началу 20-х годов ХХ века. Они были связаны с работами Центрального института труда (ЦИТ) при ВЦСНС и Института техники управления (ИТУ) при Народном комиссариате РКИ и СССР. Эти институты возглавлялись выдающимися учеными зарождающейся науки управления А.К. Гастевым и П.М. Керженцевым, которые внесли значительный вклад в разработку теории управления. Однако в 30-х годах эти работы были свернуты и вновь возобновились лишь в 60-х годах [4].
Один из родоначальников теории управления американец Гаррингтон Эмерсон в книге «Двенадцать принципов производительности», вышедшей в 1911 году, описывает свой одиннадцатый принцип эффективной производительности как «Писаные стандартные инструкции». В этом разделе он приводит пример: «…об одном японце, который примерно в 1870 году достал английское техническое руководство по доменным печам и два словаря: англо-голландский и голландско-японский. С этими тремя книгами в руках он поставил и пустил в ход отличную доменную печь для выплавки железа. Вот что можно сделать с хорошо написанной инструкцией в руках! Для того чтобы производственное или всякое иное предприятие действительно шло вперед, необходимо не только учитывать все успехи, но и тщательно, систематически закреплять их письменно. Сборник стандартных писаных инструкций — это кодификация законов и практики предприятия. Все эти законы, обычаи и практические приемы должны быть тщательно обследованы компетентным и высококвалифицированным работником, а затем им же сведены в письменный свод. Работать самым быстрым и легким способом — это значит сокращать усилия, не снижая результатов, и освобождать мозг для высшей инициативы, для изобретения и разработки еще лучших способов. Предприятие, лишенное стандартных записанных инструкций, неспособно к неуклонному движению вперед. Писаные инструкции дают нам возможность добиваться новых и новых успехов гораздо быстрее, чем это делают птицы и насекомые».
Существующие многочисленные регламенты можно классифицировать в зависимости от направленности и регулирования отдельных элементов системы управления:
- Регламенты, регулирующие деятельность организации в целом как единого юридического лица (устав, правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание, коллективный договор и др.).
- Регламенты, регулирующие работу персонала, рассматриваемого, в свою очередь, как совокупность взаимосвязанных групп работников (положение о структурных подразделениях, положение о работе с персоналом, модели рабочих мест, должностные инструкции, контракты, договор о материальной ответственности, положение о мотивировании персонала и др.).
- Регламенты по информационному обеспечению (делопроизводство, документы, классификаторы, типовые бланки данных и др.).
- Регламенты, регулирующие порядок работы с техникой управления (инструкции по эксплуатации, проекты размещения и монтажа оборудования, технические паспорта, инструкции по технике безопасности, руководство по эксплуатации и др.).
- Регламенты, нормирующие процесс управления (матрица распределения функций, план-график процессов управления, технологические карты, о порядке принятия управленческих решений, об управлении качеством, об обходе главного врача, о медицинском совете, о лечебно-контрольной комиссии, о научно-практической конференции, о планировании в организации, регламенты совещаний и др.) [2, с. 241-242].
Таким образом, регламентирующие документы можно разделить на нормативно-правовые акты и положения, определяющие отношения между работниками аппарата управления в процессе выполнения поставленных задач, и нормативно-технологические регламенты, определяющие процедурную сторону выполнения отдельных управленческих работ, операций и процесса управления в целом. К первому виду документов относятся уставы предприятий и организаций и самостоятельных в правовом отношении производственно-хозяйственных звеньев, положения о звеньях производственного и управленческого аппарата (цехах, отделах и др.), о должностях. Ко второму виду относятся специальные инструкции, правила, маршрутные и операционные технологические карты, матрицы полномочий по принятию решений, документограммы, органиграммы и пр.
/26_u.jpg)
А.В. Сорокин, исследователь управленческих регламентов, считает, что в качестве одного из направлений применения процессного подхода на промышленных предприятиях следует рассматривать регламентацию управления, под которой понимается процесс установления порядка деятельности учреждений, организаций, предприятий. Она обеспечивает четкое определение взаимоотношений:
- установление прав и ответственности горизонтальных и вертикальных органов управления в различных сферах их деятельности;
- обязанностей, прав и ответственности структурных подразделений и отдельных работников;
- формирование на нормативно-правовой основе контура системы управления (определение количества уровней и звеньев, их взаимосвязей, подчиненности, количества работников на каждом уровне и по каждой функции управления и т.п.);
- упорядочение приемов и методов решения отдельных управленческих задач;
- установление количественных характеристик управленческих процессов на разных уровнях (трудоемкость и периодичность выполнения отдельных процедур, требуемые объемы информации, уровень организации и автоматизации процессов и пр.);
- определение условий экономического стимулирования организаций (предприятий) и отдельных работников;
- четкий порядок подготовки и повышения квалификации управленческих кадров.
Наибольшей эффективности управления можно добиться путем создания системы регламентов управления деятельностью, считает автор [7].
Александр Карпов, директор и ведущий консультант компании «РиК», утверждает: «Для того чтобы все подразделения компании работали слаженно, в таких бизнес-процессах необходима четкая регламентация этих процессов и контроль за исполнением данных регламентов. То есть важным условием эффективной работы компании является не только наличие регламентов, но и четкое их выполнение. Внедрение четких регламентов позволит за определенный срок выявить большинство из всех недостатков и резервов повышения эффективности работы компании, что скажется на улучшении финансово-экономического состояния компании. Как показывает практика, таких резервов у большинства компаний довольно-таки много» [3].
Е.Е. Демидов считает, что организации регламентации подлежат:
- процессы, регламентировать которые необходимо в силу действующего законодательства;
- часто повторяющиеся, типовые процессы;
- процессы с большим количеством участников или обрабатываемых объектов;
- процессы, связанные с формированием и обработкой большого объема информации;
- дорогостоящие процессы;
- процессы, важные для клиентов;
- процессы, нуждающиеся в повышении прозрачности [1].
Регламентация деятельности — это подход к управлению организацией, при котором устанавливаются и документируются единые правила выполнения ее типовых управленческих и производственных процессов. Под регламентацией следует понимать описание выполняемого организацией процесса в ее локальных нормативных документах.
Регламентирующий документ — это средство, в котором зафиксированы постоянные управленческие воздействия.
Такой подход обеспечивает унификацию и стандартизацию однотипных процессов, предоставляя персоналу управления готовые шаблоны управленческих решений для типичных и рутинных ситуаций. Самим управленческим процессом называется периодически повторяющаяся последовательность выполнения работ в организации, имеющая целью создание ценности для самой организации (внутренний процесс) либо для ее партнеров и потребителей (внешний процесс). При этом подход к управлению, использующий процесс как основную сущность методологии управления, называется процессным подходом.
Разработка регламентов является определяющим этапом проектирования простой и понятной для всех сотрудников системы управления организацией. Это внутреннее наполнение содержанием процессов управления и технологических процессов. Значение регламентов состоит в содержательном описании последовательности выполнения действий и определении роли всех участников управленческого процесса и технологической цепочки. Участие в процессе создания регламентов различных специалистов и руководителей структурных подразделений превращает в единое целое отдельные элементы организации и системы управления. А система, в которой определена последовательность действий, становится понятной всем участникам, что является решающим фактором объединения усилий разных сотрудников в достижении единой цели. Важным свойством регламентов является возможность эффективного и быстрого регулирования процессов, в которых занято большое число исполнителей.
Таким образом, управленческий регламент закрепляет необходимые действия, которые позволяют получать актуальную и достоверную информацию о реально выполняемых функциях и действиях должностных лиц организации, контролировать эффективность работы структурных подразделений и отдельных сотрудников по установленным критериям и показателям. Регламенты дают возможность эффективно и быстро регулировать весь технологический и управленческий процесс в организации.
Именно регламент, а не должностная инструкция, считают некоторые эксперты, является первоосновой управленческого процесса в организации. Регламент управленческого процесса — это документ, устанавливающий детальные требования к процессу, порядку выполнения входящих в его состав работ, используемым ресурсам и результатам, а также содержит служебную информацию, позволяющую надлежащим образом управлять жизненным циклом самого документа, обеспечивая тем самым его актуальность и полноту. Причем регламент на выполнение тех или иных работ должен быть предельно простым, понятным и доступным для каждого работника. Регламент — это документ, который определяет:
- для чего необходима определенная процедура, ее цель и значение,
- какие нормативные документы предопределили необходимость данной процедуры,
- как она осуществляется, в какой последовательности,
- как часто она повторяется, какова ее длительность,
- кто именно в ней участвует и в какой роли, какова ответственность отдельных должностных лиц,
- как и кем фиксируются результаты,
- как осуществляется контроль ликвидации установленных нежелательных отклонений,
- кто о чем кого информирует.
Создание регламентов — это большая систематическая работа системы управления. Регламент обеспечивает слаженную работу организации, всех ее структурных элементов, и это следует четко понимать. В регламент включаются следующие разделы:
- общие положения;
- требования к порядку исполнения управленческих функций;
- состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур (действий), требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур (действий) в электронной форме;
- порядок и формы контроля исполнения управленческих функций.
Процесс совершенствования регламентов должен происходить постоянно. В каждой медицинской организации должен быть утвержденный приказом перечень управленческих и технологических регламентов. При необходимости его следует пересматривать, но не реже, чем раз в году. И раз уж регламенты появились в организации, нужно сделать так, чтобы с ними были знакомы сотрудники и чтобы они им следовали.
В этих документах, являющихся атрибутами управления, может быть описание методов управления; норм поведения, обязывающих руководителя или работника совершать определенные действия в конкретных обстоятельствах; или запрета, ограничивающего определенное поведение персонала; в них могут быть отражены полномочия должностных лиц и возможность действовать по обстоятельствам; в них должны быть отражены правила поведения персонала при различных обстоятельствах, связанных как с управленческими ситуациями, так и непосредственно с лечебно-диагностическим процессом в медицинском учреждении [5, с. 20].
Среди управленческих регламентов медицинской организации, которые следует утвердить и внести в перечень, могут быть следующие:
1. Положение о поощрении и премировании персонала.
2. Положение об управлении качеством медицинской помощи.
3. Положение о проведении диспансеризации и профилактических медицинских осмотров.
4. Положение о профилактике внутрибольничной инфекции.
5. Положение о консилиуме.
6. Положение о патологоанатомической конференции.
7. Положение о медицинском совете.
8. Положение о дневном стационаре.
9. Положение о стационаре на дому.
10. Положение о направлении пациентов на консультацию и госпитализацию на более высокий уровень медицинской помощи.
11. Положение о рассмотрении жалоб и обращений граждан.
12. Положение о делопроизводстве в учреждении.
13. Положение об обходе главного врача.
14. Положение об обходе заведующего отделением.
15. Положение об организации планирования и виде планов.
16. Положение о научно-практической конференции.
17. Положение о привлечении и учете внебюджетных средств.
18. Положение о мониторинге и анализе результатов деятельности организации.
Предложенный «Перечень…» может быть дополнен или изменен в зависимости от особенностей целей и задач лечебно-профилактического учреждения, использования в учреждении тех или иных технологий.
Регламенты управленческой деятельности и технологические, по мнению экспертов, облегчают и систематизируют работу сотрудников, так как сотрудники получают готовую модель поведения и действий при определенных обстоятельствах. Регламенты являются сводом правил, соблюдение которых необходимо для принятия решения в типичных ситуациях. Используя регламент, сотрудники лучше осознают требования, которые к ним предъявляются. Вместе с тем уменьшается нагрузка на руководителей при разъяснении тех или иных задач для подчиненных. Регламент обеспечивает слаженное взаимодействие сотрудников и разных структурных подразделений и повышает их ответственность за порученное дело. Он позволяет устранить дублирование функций и действий структурных подразделений и отдельных сотрудников. Обеспечивает единообразие и регулярность действий. Деятельность персонала становится структурированной, улучшаются процессы управления и контроля в организации. Регламент обеспечивает информационную поддержку управленческих процедур, создает условия для внутреннего аудита, достижения запланированных промежуточных и конечных результатов. Регламент делает управленческие процедуры прозрачными и понятными для широкого круга сотрудников.
Таким образом, регламенты — это основные нормативные документы, определяющие цели, содержание и порядок реализации как отдельных работ, так целых направлений деятельности организации.
Регламентация — это процесс разработки нормативных документов, базирующийся на теоретических представлениях, о сложившейся практике деятельности организации с одной стороны, и уровне ее развития — с другой. Регламенты и различные положения о деятельности, по сути, наиболее близки к технологическим инструкциям. Если назначение технологических инструкций — получить запланированный результат, то предназначение регламентов — разработать и утвердить технологию, обеспечивающую достижение необходимого результата.
Список литературы
Список литературы находится в редакции